Απαιτούμενα Προσόντα

• Πτυχίο Τριτοβάθμιας εκπαίδευσης.
• Εργασιακή εμπειρία άνω των 10 ετών στην διαχείριση θεμάτων καθημερινότητας εργοταξίων μεγάλης κατασκευαστικής εταιρείας.
• Άριστες οργανωτικές ικανότητες και προσοχή στη λεπτομέρεια.
• Ικανότητα επικοινωνίας και συνεργασίας με διάφορες ομάδες και συνεργάτες.
• Γνώση της χρήσης λογισμικού γραφείου (Microsoft Office, GoogleSuite κ.ά.).
• Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και προτεραιοτήτων.
• Γνώσεις σχετικά με τις διαδικασίες διοίκησης γραφείου και διαχείρισης εγγράφων.
• Εμπειρία στην οργάνωση συναντήσεων και τη διαχείριση διοικητικών καθηκόντων.
• Καλή γνώση της Αγγλικής γλώσσας.

Αρμοδιότητες και Καθήκοντα

• Οργάνωση, συντονισμός και εκτέλεση υποστηρικτικών θεμάτων εργοταξίου (άδειες εισόδου, οχήματα, μετακινήσεις προσωπικού, καταλύματα κτλ)
• Οργάνωση και προμήθεια αναγκών γραφείων και καθημερινών αναγκών εργοταξίου.
• Παρακολούθηση των αιτημάτων αδειών, καταγραφή των απουσιών και των ημερών άδειας των υπαλλήλων, καθώς και συντονισμός των προγραμμάτων παροχών και αποζημιώσεων.
• Βοήθεια στην ανάρτηση θέσεων εργασίας, την ανασκόπηση βιογραφικών, την προγραμματισμένη συνέντευξη υποψηφίων και την επικοινωνία με αυτούς. Επιπλέον, μπορεί να βοηθά στην προετοιμασία προσφορών για νέους υπαλλήλους και στην εισαγωγή τους στην εταιρεία.
• Οργάνωση και ενημέρωση των αρχείων των εργαζομένων, όπως τα βιογραφικά, οι συμβάσεις, οι άδειες, οι προαγωγές και άλλες σχετικές πληροφορίες.
• Οργάνωση και διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων, αλληλογραφίας (εισερχόμενη και εξερχόμενη) με πελάτες, προμηθευτές, υπεργολάβους και άλλους συνεργάτες.
• Εξυπηρέτηση επισκεπτών και συνεργατών και οργάνωση συναντήσεων ή τηλεδιασκέψεων.
• Δημιουργία και αρχειοθέτηση εγγράφων και σημαντικών αρχείων.
• Υποστήριξη στη σύνταξη και προετοιμασία εγγράφων, όπως αναφορές, προσφορές, αλληλογραφία κ.λπ.
• Παροχή γενικής διοικητικής υποστήριξης στις ομάδες έργου και στη διοίκηση.
• Υποστήριξη στη διαχείριση των καθημερινών εργασιών γραφείου, όπως η διαχείριση αλληλογραφίας, αναφορών και εγγράφων.
• Προγραμματισμός και συντονισμός συναντήσεων, τηλεδιασκέψεων, παρουσιάσεων και εταιρικών εκδηλώσεων.
• Υποστήριξη των ομάδων έργου στην προετοιμασία και υποβολή προσφορών, συμβάσεων και άλλων σχετικών εγγράφων.
• Παροχή υπενθυμίσεων για επερχόμενα ραντεβού ή προθεσμίες.
• Υποστήριξη στις διαδικασίες πληρωμών, έκδοση τιμολογίων και διαχείριση οικονομικών εγγράφων.
• Διαχείριση αρχείων δαπανών και άλλων χρηματοοικονομικών αναφορών.